辦公室禁用聊天工具：利大還是弊大？
發布時間：2010-9-27 11:13
發布者：李寬
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隨著QQ、MSN等網絡聊天工具不斷深入，在職場，企業與員工之間一場無形之“戰”也隨之引發：工作時間是否應該網聊？企業老板們很擔心：員工們興高采烈地聊天，有多少時間是在工作？于是屏蔽、禁止或限制網聊成了一個較普遍的現象。然而，員工卻不這樣認為，他們心感不滿，甚至覺得備受委屈。職場專家則認為，現代社會禁網聊沒有必要，應該在充分利用其便利性的同時，在與員工充分溝通的前提下，從制度上進行科學的監管。 員工篇：禁網聊的N宗罪 第一罪：影響工作效率 蔡明 文化傳播機構職員 回想起前一間公司制度之苛刻，蔡明至今記憶猶新：“以前公司是按照所謂500強企業的管理制度設定各種規章制度，但有時比500強還嚴格�！彼稳莸�。 其中之一便是QQ完全被禁止，如果非得要傳送或接收文件，就得到公用電腦上接收，很不方便。MSN也有嚴格的“規定”：部門主管、總監“默認” 可以使用，一般職員的話則必須要經過申請：向公司陳述在項目執行過程中開通的必要性及其重要性。不僅如此，她還從一些渠道得知，所有的聊天記錄都被監控， 說的每一個字以及傳送的每個文件，都在公司的“掌控”之中，沒有任何隱私可言。 “如此苛刻，不但讓人很難適應，還影響了工作效率，因為我們不少業務是要和外面客戶聯系的。幾乎每個新進的同事都會私底下偷偷地罵這個不近人情的制度，然后就會勾起舊同事的一番感慨�！辈堂髡f道。 對此，她剛進去時曾大義凜然地提出“抗議”，老板給出的理由是：浪費時間，并且QQ易中毒，拖垮公司網絡，具有危險性。她并沒被說服，但不得不屈服。 “適度的制度化管理有利于公司運營，但我覺得這種做法矯枉過正了。我覺得應當適當開放權限，畢竟，MSN和QQ都只是一種工具而已�！彼f道。 第二罪：或引發信任危機 Natalie，投資公司營銷策劃經理 Natalie介紹，在他們公司里，對一般職員來說，不僅禁聊天工具、玩游戲，對上網時間也有嚴格規定：只能在中午午休期間以及下班后才能上 網，其余時間如果有需要只能用公用電腦。雖然如此，公司如今默認一個讓員工“偷步”的方式：如果員工在早上8時30分之前成功登錄QQ或MSN，那他在工 作期間仍能繼續使用。 對于公司這種“睜一只眼閉一只眼”的做法，在Natalie看來并不難以理解。 “當今社會，網絡聊天工具維系著龐大的人際網，如果不能上可能會錯過很多有用信息、資訊。并且，它在傳送文件、即時信息交流方面很有作用。尤其是一些事 情，在群上發一個信息或群發就可以了，如果要打很多電話就很麻煩�！彼f道。 在她看來，盲目地“一刀切”，禁用聊天工具并不是一個好辦法�！肮究梢酝ㄟ^各種手段進行限制，表面上控制了，但思想并不能控制，反而容易引起 員工的一種潛意識的聯想：公司并不信任自己。事實上，開放權限的同時，完全可以通過其他手段如績效、時間管理等對員工進行綜合評價，進行軟性引導，讓員工 提高自覺性�！彼ㄗh道。 HR篇：各出“奇招” 禁 “私聊”奇招一：私聊內容超過一定比例將進行處罰 Kit ，公關公司HR 在Kit看來，完全開放聊天工具的負面影響是很明顯的�！盁o規矩不成方圓，如果過于寬松，利用工作時間理所當然地聊天，那是要耽誤工作的�！彼� 說道。此前，公司曾發生過這樣一件事：有一個同事，在工作時同時開了兩個QQ，早上客戶在上面留言，提出修改意見，并希望能在下午三四時交到他手上。結果 這個同事上午只顧著和女朋友聊天，完全沒留意顧客的信息，中午吃過飯才看到，然后才開始手忙腳亂地修改，結果一直到晚上七時才改好發給顧客�！氨緛�，這個 方案可以說是十拿九穩的，但由于網聊，晚提交，結果給對手可乘之機，使公司蒙受損失�！盞it說道。 有鑒于此，公司出臺規定，對員工聊天工具及其記錄進行監控和限制。一旦違規就會作出口頭警告，再犯就出文警告，最后就罰款，100元一次。如何 才算違規，“舉一個例子，以QQ聊天記錄來說，如果五頁里，有四頁是完全與工作無關的私人內容，就當違規。這是為了限制和約束他們不能說太多的私人話 題�！盞it說道。 奇招二：“經理問責制+績效考核”嚴防私聊 蘇眉 軟件開發公司HR 蘇眉介紹，在她的公司，出于保密性的要求，開發部門的同事，除了項目經理以外，其他人的對外聊天權限都被禁止，而其他部門的員工就不會有這方面 的限制�！斑@與我們的工作內容有關系吧。我們的客戶服務都是通過QQ進行的，包括傳文件跟遠程服務�！彼f道。雖然開放權限，但對聊天工具公司卻有著嚴格 監控。聊天工具上有不少體閑娛樂功能，如果員工在工作時間登錄的話，監控系統將有記錄，次數多了會影響員工的績效考核。 例如，一個月內，在QQ空間、開心網之類特定網站的登錄次數如果超過10次，將記錄登錄情況在案，進行扣分，直接影響員工的績效。 此外，還實行部門經理問責制。由于一個部門大多都在同一個房間里，部門經理就要負責監控管理員工“私聊”的責任。上級領導偶爾抽查，如果發現的話連部門經理跟當事人一起受罰。 “另外，工作量的適當飽和也是非常重要的，個個上班都忙死了，哪有空上網私聊？”她說道。 專家視點：與其“堵”不如“疏” 廣州市方爾達人力資源有限公司首席顧問鄧艷花介紹說，如今不少大型企業，尤其是外企，是禁用所有聊天工具的�！斑@可能是由于外企普遍非常重視保 密。事實上，如果聊天工具完全開放，老板們會感到十分頭痛，甚至痛恨。曾經有位老板講過，他們公司一名即將離職的員工通過聊天工具把一些重要資料傳送了出 去，最終讓公司蒙受重大損失，他悔得腸子都青了�！� 雖然如此，在鄧艷花看來，禁用聊天工具并不合適。她認為，作為現代科技的產物，對比傳統的通訊工具而言，聊天工具具有很多技術上的優勢：完全即 時的對話方式，節省了工作時間；所有的對話都被記錄，方便工作信息管理；可以同時處理多個對話，提高工作效率；使用免費，一定程度上可以節約成本�！皩τ� 很多公司的銷售、采購、售后等需要大量對外溝通的部門，聊天工具依然可以起到很大的幫助�！彼f道。 那要如何揚長避短？鄧艷花認為要“適度地用”，即根據不同行業、不同職位、不同工作性質開放相應權限，并進行科學、人性化的監管�！霸谥贫ㄒ幎� 前，一定要與員工進行有效的溝通，并多聽取和采納員工意見，制定出大家普遍接納的方案。公司要力求讓員工從心底理解公司的做法，讓他們明白聊天工具的作用 及其目的。只有在感情上雙方溝通暢順了，才不會引發矛盾�！彼ㄗh道。 《廣州日報》 |
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